Mit dem INOXISION ARCHIVE hat die inoxision GmbH ein Archivierungssystem geschaffen, welches auf die effiziente Dokumentenarchivierung und Recherche ausgerichtet ist. Hierdurch ist das inoxision ARCHIVE schneller einzuführen und zu erlernen als bei herkömmlichen Archivierungssystemen üblich.

Höchstes Augenmerk wurde bei inoxision auf den Archivierungsvorgang gelegt, also das archivieren von externen Dokumenten per Scanner oder auch  die Archivierung von selbst erstellten Ausdrucken. Um auch ein hohes Papieraufkommen mit geringem Aufwand zu digitalisieren wird eine phonetische OCR Erkennung und die Möglichkeit Scanmasken für wiederkehrende Dokumente zu erstellen angeboten.

Richtungweisend ist der bei inoxision generell enthaltene Druckertreiber mit welchem aus jeder Windows-Software Ausdrucke archiviert werden können. Branchenunüblich bietet dieser Druckertreiber bereits im Standard die Möglichkeit, Dokumentenschlagworte direkt im Ausdruck  zu übergeben. Somit ist beispielsweise das Archivieren von Rechnungen aus Windows basierenden Warenwirtschaftssystemen ein Kinderspiel.

Beim recherchieren können inoxision ARCHIVE Anwender auf selbst definierbare Suchmasken zurückgreifen, um effizient zu Suchergebnissen zu gelangen.

Als Alleinstellungsmerkmal kann man die Integrationsfähigkeit der ENTERPRISE Ausbaustufe bezeichnen. Durch den hier enthaltenen Integrationsclient zum scannen und recherchieren aus Fremdsoftware sind alle Wege für eine direkte Integration in andere Softwaresysteme wie z.B. Warenwirtschafts- oder auch Finanzbuchhaltungslösungen offen. So kann z.B.  mit BüroWARE ERP direkt aus dem Adressstamm die archivierten Dokumente zu einer Adresse recherchiert werden, oder auch beim erfassen eines Eingangsrechnungsbelegs dieser direkt  gescannt werden ohne eine manuelle Verschlagwortung durchführen zu müssen.

Der Einstieg in die Thematik Archivierung

Die Ausbaustufe START der Archivierungssoftware inoxision ARCHIVE bietet kleinen Unternehmen einen sehr kostengünstigen Einstieg in die Thematik der Archivierung.

Mit dieser Ausbaustufe lassen sich sowohl Papierdokumente einscannen und archivieren (TWAIN oder Scan-to-File) als auch Ausdrucke aus anderen Windows-Programmen wie bspw. Microsoft Office/Word oder Warenwirtschaftssystemen (Windows-Archivdruckertreiber) ablegen.

Die Ausbaustufe Start ist für den Einsatz auf einem lokalen Windows-PC ausgelegt und entsprechend einfach zu installieren. Weiterhin erleichtern verschiedene vorgegebene Dokumentenklassen und Dokumentenschlagwörter die Einrichtung bzw. Inbetriebnahme.

Archivierungssoftware für Unternehmen mit bis zu 10 Arbeitsplätzen

Die Ausbaustufe BUSINESS der Archivierungssoftware inoxision ARCHIVE bietet für Unternehmen mit bis zu 10 Arbeitsplätzen die idealen Rahmenbedingungen zum archivieren von Belegen, Korrespondenzen, eMails, Telefaxen, Dateien oder Verträgen.

Papierdokumente werden eingescannt und per OCR Erkennung halb- oder vollautomatisch verschlagwortet. Selbst erstellte Dokumente aus anderen Softwaresystemen wie MS Office oder einem Warenwirtschaftssystem werden über den inoxision ARCHIVE Druckertreiber abgelegt.

Bereits in dieser Ausbaustufe sind Prozesse zum automatischen Erkennen von Formularen oder Rückläuferbelegen (z.B. unterschriebenen Aufträgen oder Lieferscheinen) möglich.

Die Installation und Adminstration der auf dem MS SQL Express Server basierenden Software übernimmt Ihr inoxision Fachhandelspartner. Der Dienstleistungsaufwand im Rahmen der Softwareeinführung ist durch einsatzzweckbezogene Focusierung des Produktes gering.

Integrierbare Archivierungssoftware für mittelständische Unternehmen

Die Ausbaustufe ENTERPRISE der Archivierungssoftware inoxisionARCHIVE bietet für mittelständische Unternehmen die idealen Rahmenbedingungen zum archivieren von Belegen, Korrespondenzen, E-Mails, Telefaxen, Dateien oder Verträgen – sowie zur Integration in die weiteren im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten.

Papierdokumente werden eingescannt und per OCR Erkennung halb oder vollautomatisch verschlag-wortet. Selbsterstellte Dokumente aus anderen Softwaresystemen wie MS Office oder einem Warenwirtschaftssystem, können über den inoxisionARCHIVE Druckertreiber abgelegt werden.

Prozesse zum automatischen Erkennen von Formularen oder Rückläuferbelegen (z.B. unterschriebenen Aufträgen oder Lieferscheinen) sind möglich.

Herausragend ist der inoxision ARCHIVE Integrationsclient, der bspw. ERP-Systemen ein direktes Recherchieren oder Scannen ermöglicht. Hierbei ist der Integrationsaufwand (Voraussetzungen)
für eine Anbindung sehr gering.